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Entwurf - nicht anwaltlich geprüft
Diese Seite ist ein unfertiger Entwurf und noch keine verbindliche Erklärung. Die Angaben zum Betreiber fehlen noch: Sie stehen als Platzhalter in src/config/operator.ts und werden erst nach dem Ausfüllen zu einer vollständigen Fassung. Vor einem Go-Live muss der vollständige Inhalt anwaltlich geprüft und freigegeben werden. Bis dahin ist der Text nicht als rechtsverbindliche Fassung zu verwenden.
1. Was diese Seite beschreibt
Diese Seite beschreibt, welche Daten POSTWEG beim Hochladen, Drucken und Versenden eines Briefes technisch verarbeitet. Die Beschreibung folgt dem aktuellen Stand der Anwendung. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und ist keine Rechtsgrundlage.
DEV / TODO
Rechtsgrundlagen, Speicherfristen und Empfänger sind zu ergänzen
Für jede Verarbeitung müssen Rechtsgrundlage (z. B. Art. 6 DSGVO), konkrete Speicherdauer, Empfängerkategorien und Übermittlungen in Drittländer benannt werden. Diese Angaben können nur aus dem tatsächlichen Betrieb und mit rechtlicher Prüfung entstehen und sind hier nicht vorweggenommen.
2. Aktueller Betriebsstand (Testphase)
POSTWEG läuft derzeit ausschließlich im Testmodus. Es wird kein echter Brief versendet und es wird kein Geld abgebucht. Der Zahlungsablauf ist technisch umgesetzt, läuft aber über einen Test-Provider ohne echte Zahlungsabwicklung. Trotz Testmodus werden die hochgeladenen Dokumente und die eingegebenen Empfängeradressen real gespeichert und verarbeitet - die folgenden Angaben gelten daher unverändert.
3. Welche Daten verarbeitet werden
- das hochgeladene PDF-Dokument (der Briefinhalt),
- die Empfängeradresse: Name oder Firma, Adresszusatz, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land,
- Auftrags- und Statusdaten (Auftragsnummer, Statusverlauf, Zeitstempel),
- Preis- und Zahlungsdaten (Preisberechnung und Zahlungsstatus).
4. Speicherung und automatische Löschung
Hochgeladene Dokumente werden nicht in einem öffentlich erreichbaren Verzeichnis gespeichert. Sie liegen außerhalb des öffentlich ausgelieferten Bereichs der Anwendung.
Jedes Dokument erhält beim Upload einen Löschzeitpunkt und wird danach automatisch entfernt. Als Standard sind 72 Stunden nach dem Upload vorgesehen; der Wert ist über die Umgebungsvariable DOCUMENT_RETENTION_HOURS konfigurierbar. Ist der Wert auf 0 gesetzt, wird ein Dokument nach Abschluss der Verarbeitung unverzüglich gelöscht. Zusätzlich wird ein Dokument sofort gelöscht, wenn ein Auftrag verworfen wird.
DEV / TODO
Konkrete Aufbewahrungsfristen festlegen und in der Datenschutzerklärung bestätigen
Der tatsächlich im Zielbetrieb gesetzte Wert für DOCUMENT_RETENTION_HOURS und die Aufbewahrungsdauer der Auftrags-, Preis- und Zahlungsdaten (einschließlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten) müssen festgelegt und hier genannt werden.
5. Keine öffentliche, dauerhafte URL
Für hochgeladene Dokumente existiert keine öffentliche und keine dauerhafte URL. Eine Auslieferung erfolgt ausschließlich über einen autorisierten, serverseitigen Zugriffsweg.
Auftrags-IDs werden kryptografisch zufällig erzeugt und sind nicht erratbar. In URLs erscheinen keine personenbezogenen Daten - weder Name noch Anschrift noch Inhalte des Dokuments.
6. Protokollierung (Logs)
Es werden keine Dokumentinhalte, keine Namen, keine Adressen, keine Zugangsdaten und keine Zahlungsdaten protokolliert. Technische Fehler werden ohne diese Angaben erfasst; soweit dabei überhaupt eine Kennung erscheint, ist es die interne, zufällige Dokument-ID ohne Personenbezug.
7. Keine Nutzung für KI-Training
Kundendokumente werden nicht für KI-Training oder vergleichbare Zwecke verwendet. Eine inhaltliche Auswertung der hochgeladenen Briefe zu anderen Zwecken als Druck und Versand findet nicht statt.
8. Zahlungsdaten in der Testphase
In dieser Phase findet keine echte Zahlung statt. Der Zahlungsablauf läuft gegen einen Test-Provider, der keine echten Zahlungsdaten einzieht. Für den späteren Echtbetrieb muss der eingesetzte Zahlungsdienstleister mit Sitz, Datenkategorien und Rechtsgrundlage ergänzt werden.
DEV / TODO
Zahlungsdienstleister für den Echtbetrieb benennen
Name und Anschrift des Zahlungsdienstleisters, die von ihm verarbeiteten Datenkategorien und die Übermittlung in Drittländer müssen vor dem Go-Live ergänzt werden.
9. Weitergabe an den Druck- und Versandpartner
Für Druck, Kuvertierung und Versand werden die dafür notwendigen Daten an einen Druck- und Versandpartner übermittelt: das hochgeladene Dokument und die Empfängeradresse. Weitere Daten werden dafür nicht weitergegeben.
DEV / TODO
Konkreter Druck- und Versandpartner ist zu benennen
Rechtlicher Name und Anschrift des Druck- und Versandpartners, die Art der Übermittlung (z. B. verschlüsselte API-Übertragung), der Auftragsverarbeitungsvertrag sowie etwaige Drittlandübermittlungen müssen hier ergänzt werden.
10. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung ist:
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: legalName
Vollständiger Firmenname inklusive Rechtsform, exakt wie im Handelsregister.
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: street
Straße und Hausnummer der ladungsfähigen Anschrift des Betreibers.
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: postalCode
Postleitzahl der ladungsfähigen Anschrift.
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: city
Ort der ladungsfähigen Anschrift.
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: contactEmail
E-Mail-Adresse für rechtliche und datenschutzbezogene Anfragen.
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: contactPhone
Telefonnummer für Kundenanfragen (mit Ländervorwahl).
11. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Geltendmachung ist eine erreichbare Kontaktadresse erforderlich.
DEV / TODO
Beschwerdeweg und zuständige Aufsichtsbehörde ergänzen
Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde, Anschrift und Verfahrenshinweise für die Geltendmachung der Rechte müssen vor dem Go-Live eingetragen werden.
12. Datenschutzbeauftragter
Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss und wer diese Rolle übernimmt, ist offen. Sobald eine Benennung erfolgt, sind Name und Kontakt hier anzugeben.
DEV / TODO
Betreiberangabe fehlt: dataProtectionOfficer
Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten - nur eintragen, wenn ein solcher benannt ist.
DEV / TODO
Rechtliche Prüfung vor Go-Live
Dieser Entwurf enthält keine Rechtsgrundlagen, keine vollständigen Pflichtangaben und keine juristisch formulierten Klauseln. Vor einem Go-Live ist der Text anwaltlich zu prüfen, mit dem Verarbeitungsverzeichnis abzugleichen und freizugeben.